Zahlreiche Editoren und Analysen bieten die Möglichkeit zum Aufruf eines Dialogs zur Anzeige der mit dem aktuellen Element verknüpften Dokumente aus dem Dokumentenarchiv. Der genannte Dialog ist hierbei stets präsent und auf den verfügbaren Monitoren frei positionierbar; die inhaltliche Anzeige folgt stets den Daten des jeweils fokussierten Editors oder der fokussierten Analyse. Über die Referenzeinstellung wird modulabhängig das Feld für die Auswahl der gewünschten Dokumente vorgegeben.
Wie aus dem Hauptfenster des Dokumentenarchivs her bekannt, zeigt der linke Bereich des Dialogs eine Liste der verfügbaren Dokumente. Das Fenster Vorschau im rechten Bereich zeigt Ihnen eine Voransicht des jeweils in der linken Ansicht gewählten Dokumentes; ein Doppelklick mit der linken Maustaste öffnet das durch Windows zugeordnete Programm mit den darin verfügbaren Möglichkeiten.
Dialog "Dokumente"
Über die dem Aufrufschalter untergeordneten Menüs Dateien hinzufügen und Ordner hinzufügen können weitere Dateien zum Dokumentenarchiv hinzu gefügt werden; sie starten an dieser Stelle die gleichnamigen Funktionen aus dem Dokumentenarchiv selbst. Während des Archivierens werden greifbare Informationen zum jeweiligen Element als Metainformationen für das Dokumentenarchiv vorbelegt. Darüber hinaus können Dokumente per Drag & Drop auch beispielsweise aus dem Windows Explorer oder aus Microsoft® Outlook heraus in der Dokumentenverwaltung archiviert werden.
Die Funktion der Dokumentenansicht steht nur dann zur Verfügung, wenn auf Ihrem System ein Dokumentenarchiv eingerichtet ist.