Detail "Rechnungseingangsbuch" mit Gruppe "Prüfungsinformationen"
Die Felder der Gruppe Prüfungsinformationen geben Auskunft über den aktuellen Prüfstatus der betreffenden Rechnung. Für jeden Beleg können bis zu vier Prüfer bestimmt werden. Zu jedem Prüfer stehen ein Auswahlfeld zur Angabe des aktuellen Prüfstatus sowie ein Feld für die Freigabe zur Verfügung.
Je nach gewählter Prüferquelle sind die für die Rechnungsprüfung zuständigen Mitarbeiter bereits fest vorgegeben. Zwar können diese Zuordnungen manuell angepasst werden, jedoch werden solche Änderungen bei späteren Korrekturen des Belegs automatisch wieder zurückgesetzt. Ebenso wird eine bereits erteilte Freigabe bei inhaltlichen Änderungen des Belegs entfernt, um sicherzustellen, dass jede Freigabe stets auf den aktuellen Belegdaten basiert.
Der Gesamtprüfstatus eines Belegs ändert sich erst dann, wenn eine definierte Prüfposition freigegeben wurde. Welche Prüfposition hierfür maßgeblich ist, wird über einen Parameter in den Einstellungen des Rechnungseingangsbuchs festgelegt.
Besondere Abläufe im Prüfprozess ergeben sich durch den Schwellwertprüfer und die Vertreterregelung. Beide Funktionen wirken nur, wenn sie in den Einstellungen ausdrücklich aktiviert wurden.