Detail "Rechnungseingangsbuch"
▪Kreditor
Nummer und Name des Kreditors, der die zu erfassende Rechnung ausgestellt hat. An dieser Stelle steht eine Nachschlagehilfe auf die Kreditoren aus dem Bereich der Adressen zur Verfügung.
▪Eingangsdatum
Eingangsdatum der Eingangsrechnung. Innerhalb verschiedener Schnittstellen für die Datenübertragung der Rechnung in die Finanzbuchhaltung kann das Eingangsdatum als Valutadatum für die Ermittlung der Fälligkeit herangezogen werden.
▪Rechnungsdatum
Ausstellungsdatum der Rechnung.
▪Buchungsdatum
Das Buchungsdatum einer Rechnung bestimmt die Periode, in dem die Rechnung in der Finanzbuchhaltung oder der Kostenrechnung erscheint. Abhängig von den Einstellungen des Rechnungseingangsbuches kann auch das Leistungsdatum für die Bestimmung der Buchungsperiode verwendet werden.
▪Belegnummer
Eine interne Belegnummer ist eine zusätzliche, vom Unternehmen selbst vergebene Identifikationsnummer, die unabhängig von der externen Rechnungsnummer des Lieferanten geführt wird. Sie dient ausschließlich der internen Organisation, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit von Belegen. Die Belegnummer wird vom System fortlaufend automatisch vergeben; bitte beachten Sie hierzu auch die zugehörigen Parameter in den Einstellungen des Rechnungseingangsbuches.
▪Rechnungsnummer
Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die eine Rechnung unverwechselbar macht. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und erfüllt mehrere wichtige Funktionen in der Buchhaltung und im Geschäftsverkehr.
▪Bruttobetrag
Bruttorechnungsbetrag einschließlich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Sofern der Rechnungsbeleg Aufteilungsbuchungen enthält, muss die Summe der dortigen Bruttobeträge dem hier eingegebenen Wert entsprechen. Mit Hilfe des Taschenrechners im linken Bereich des Feldes können Rundungsdifferenzen in diesem Bereich korrigiert werden; die Brutto- und Steuerbeträge der Aufteilungsbuchung mit dem höchsten Wert werden entsprechend korrigiert.
▪Steuerbetrag
Höhe der mit dem Beleg in Rechnung gestellten Umsatzsteuer. Der Wert wird nach Angabe des zugehörigen Steuerschlüssels auf Basis der Rechnungsbeträge automatisch ermittelt.
▪Nettobetrag
Nettobetrag der Rechnung. Enthält der Beleg Aufteilungsbuchungen, muss die Summe der dort erfassten Nettobeträge exakt dem hier angegebenen Wert entsprechen.
▪Skontofähiger Betrag
Der skontofähige Betrag ist der Teil des Rechnungsbetrags, auf den der Lieferant oder Nachunternehmer Skonto gewährt, wenn die Rechnung innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt wird. Er ist also die Bemessungsgrundlage für den Skontoabzug – was nicht immer der gesamte Rechnungsbetrag sein muss.
▪Menge
Angabe einer Menge. Der hier erfasste Wert kann optional in die Bereiche der Finanzbuchhaltung oder der Kostenrechnung übergeben werden. Abhängig von den Einstellungen des eingetragenen Sachkontos kann es sich bei der Mengenangabe an dieser Stelle um einen Pflichteintrag handeln.
▪Sachkonto
Angabe des Sachkontos und der zugehörigen Bezeichnung, auf das der Rechnungsbetrag verbucht werden soll.
▪Steuersatz
Das Feld Steuersatz enthält die Nummer und die Beschreibung des der Buchung zugehörigen Steuerschlüssels. Die Höhe des Steueranteils wird nach Angabe des Steuerschlüssels automatisch ermittelt.
▪Kostenstelle
Nummer und Bezeichnung der Kostenstelle, auf die der in Rechnung gestellte Wert verbucht werden soll.
▪Lieferschein
Über das Feld Lieferschein kann einer Eingangsrechnung ein in der Lieferscheinerfassung hinterlegtes Dokument zugeordnet werden. Wurde dem ausgewählten Lieferschein dort bereits ein Dokument beigefügt, erscheint dieses im Dockingfenster Lieferschein innerhalb des Rechnungseingangsbuches. Für die Auswahl steht eine Nachschlagefunktion zur Verfügung, die die angezeigten Lieferscheine automatisch auf den Kreditor und die Kostenstelle der aktuellen Eingangsrechnung eingrenzt. Wird dieser Filter im Nachschlagefenster deaktiviert, lässt sich die Anzeige auf alle vorhandenen Lieferscheine erweitern.
▪Buchungstext
Der Buchungstext beschreibt kurz und nachvollziehbar die in Rechnung gestellte Leistung. Es steht an dieser Stelle Raum für die Eingabe von bis zu 60 Zeichen zur Verfügung.
Dialog "Im Dokumentenarchiv speichern"
▪Dokumentenverweis
Dokumente zu Eingangsrechnungen können entweder im Windows‑Dateisystem oder im Dokumentenarchiv von Pro‑Bau/S® AddOne abgelegt werden. Je nach gewählter Ablageart zeigt das Feld Dokumentenverweis entweder den vollständigen Dateipfad bzw. Dateinamen oder die zugehörige globale Archiv‑ID an. Ist einer Eingangsrechnung noch kein Dokument zugeordnet, ermöglicht eine Auswahlhilfe das Hinzufügen einer Datei aus dem Windows‑Dateisystem. Während des Speichervorganges wird vom System abgefragt, ob der ausgewählte Beleg in das Dokumentenarchiv übernommen werden soll. Bitte beachten Sie, dass bei der Verwendung von Windows zur Verwaltung der Dokumente die Dateien dauerhaft am eingetragenen Speicherort erhalten bleiben müssen. Andernfalls ist eine Anzeige in der Vorschau des Rechnungseingangsbuches nicht mehr möglich.
▪Herkunft
Das Feld Herkunft zeigt die Art der Erfassung des Beleges innerhalb des Rechnungseingangsbuches. Mögliche Einträge sind hier neben Manueller Erfassung auch Scan, ZUGFeRD, E-Rechnung oder E-Belegmanager. Die Herkunft des Belegs wird an dieser Stelle automatisch eingetragen; manuelle Änderungen sind hier nicht gestattet.
▪Gesperrt
Bei gesetzter Kennzeichnung gilt die erfasste Eingangsrechnung als zahlungsgesperrt und wird mit entsprechender Kennzeichnung in die Finanzbuchhaltungen von Pro-Bau/S® und DATEV übergeben. Sofern bei einem gewählten Kreditor als Zahlungsart Lastschrift gesetzt ist, wird der hier beschriebene Sperrvermerk als Voreinstellung automatisch gesetzt.
▪Freigegeben von
Innerhalb des Rechnungseingangsbuches können einem Beleg bis zu vier Prüfer zugewiesen werden. Die Freigabe des Belegs erfolgt durch in den Einstellungen festgelegten Prüfstelle; allein diese Freigabe ändert den Belegstatus von Erfasst oder Prüfung auf Geprüft, wodurch der Beleg im Regelfall für die Übergabe in die Finanzbuchhaltung freigegeben wird. Das Feld Freigegeben von zeigt an dieser Stelle die Personalnummer und den Namen des verantwortlichen Prüfers.
▪Zahlungsziel
Nummer und Bezeichnung des für die betreffende Rechnung vereinbarten Zahlungszieles. Das Zahlungsziel dient an dieser Stelle als Grundlage für die Berechnung der Fälligkeiten.
▪Zahlung
Das Feld zeigt die automatisch ermittelten Fälligkeiten sowie die berechneten Skontobeträge zu Informationszwecken an.
▪Bankverbindung
Üblicherweise wird die in den Adressstammdaten hinterlegte Bankverbindung für die Ausführung von Überweisungen an den gewählten Kreditor verwendet. Bei Einsatz der Pro‑Bau/S® Finanzbuchhaltung kann jedoch ein hiervon abweichendes Geldinstitut bestimmt werden; bitte sehen Sie hierzu auch die Hinweise zum Feld Bankverbindung Kreditor im Bereich der versteckten Objekte. Die jeweils für den Beleg gültige Auswahl wird im Feld Bankverbindung angezeigt.
▪Kommentar / Zusatzinformation
Die Felder Kommentar und Zusatzinformation dienen zur Aufnahme weiterführender Hinweise zum jeweiligen Rechnungsbeleg.
Die Felder Angelegt am und Geändert am zeigen das Datum der Anlage der Rechnung bzw. das Datum der letzten Änderung, die Felder Angelegt von und Geändert von den Namen oder die Nutzerkennung des betreffenden Anwenders. Die Feldwerte werden automatisch gepflegt und können manuell nicht geändert werden.