Damit Eingangsrechnungen aus dem Scan-Import aufgerufen und erfasst werden können, müssen in den Einstellungen die dafür notwendigen Parameter eingegeben werden.
Abb. 14 - Rechnungseingangsbuch-Einstellungen Scan-Import
Eingangspfade:
Hier werden die Pfade eingetragen, in die die Eingangsrechnungen eingescannt bzw. abgelegt werden. Dazu kann die Suchfunktion am Ende der Eingabezeile genutzt werden. Das Programm hinterlegt dann automatisch den Pfad. Eine Kennzeichnung, ob es sich um eine .pdf-Rechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung handelt, ist hierbei nicht erforderlich.
Werden Eingangsrechnungen über ein E-Mail-Programm, z.B. Outlook, empfangen, können diese direkt über das AddOne-Plug-In (Zusatzmodul) des E-Mail-Programms in den Scan-Import-Ordner übernommen werden. In diesem Fall muss hinter dem jeweiligen Pfad gekennzeichnet sein, ob es sich um eine .pdf-Rechnung oder um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt
Archivierung in das Dokumenten-Archiv:
Wird mit dem Dokumentenarchiv gearbeitet, werden die Eingangsrechnungen durch setzen dieses Hakens dort automatisch gespeichert.
Ausgangspfade:
Falls das Dokumentenarchiv nicht im Einsatz ist, können die Eingangsrechnungen in ein bestimmtes Verzeichnis gespeichert werden. Hierzu muss der entsprechende Pfad hinterlegt werden. Dazu kann die Suchfunktion am Ende der Eingabezeile genutzt werden. Das Programm hinterlegt dann automatisch den Pfad.
Am Scanner direkt bzw. im Bedienungsmenü des Scanners kann i.d.R. eingestellt werden, dass dieser die Rechnungen automatisch in die jeweiligen Verzeichnisse speichert. Sollte der Scanner diese Funktion nicht haben, können die Rechnungen auch manuell in die Verzeichnisse gespeichert werden.
Automatische Erkennungen:
Durch die automatischen Erkennungen kann das System die Rechnungsnummer und den Kreditoren auslesen. Hierbei sucht das System nach den eingegebenen Schlagwörtern, die im Feld "Rechnungsnummer" und "USt-IdNr." hinterlegt sind. Die Rechnungsnummer und der Kreditor werden dann automatisch beim Aufruf der Rechnung im Scan-Import mit der richtigen Nummer im Belegdetailfenster vorgeschlagen, falls die Beschaffenheit der .pdf-Datei dies zulässt.
Voraussetzung bei dieser Anwendung ist, dass eine entsprechende Software mit Optical Character Recognition (OCR) installiert ist.