Der Editor Lieferantenbescheinigungen bietet eine Übersicht aller Bescheinigungen, bei denen in den Adressen unter auf dem Tab 3. Lieferantendaten bei einem Bescheinigungstyp ein Beginn-Datum und ein Ende-Datum eingetragen wurde. Außerdem muss die E-Mail-Benachrichtigung für den Kreditor bzw. für den Adressstammsatz aktiviert sein und es müssen in den Einstellungen Angaben für die Erinnerungsintervalle pro Bescheinigungstyp eingestellt sein. Werden diese Voraussetzungen erfüllt, erscheint in der Liste ein Eintrag pro Bescheinigungstyp pro Kreditor.
Die meisten Spalten, die in der Übersicht angezeigt werden, sind aus den Adressen übernommene Daten, die an dieser Stelle auch nicht editierbar sind sondern rein als Analyse- und Filterkriterien dienen können:
▪Kreditorennummer
▪Suchbegriff
▪Name (der Adresse / des Lieferanten)
▪Abteilung
▪Bescheinigungstyp
▪Beginn-Datum
▪Ende-Datum
▪E-Mail (ADR)
Das Ende-Datum wird mit einer roten Farbe hinterlegt, wenn dieses überschritten wurde und die Bescheinigung abgelaufen ist. Ist der Erinnerungsbeginn erreicht oder überschritten, wird das Feld gelb hinterlegt. Sollen die Erinnerungsmails nicht an die E-Mail (ADR), sondern an die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Ansprechpartner versendet werden, kann der bzw. können die Ansprechpartner in dem Feld Name (ASP) ausgewählt werden. Hier werden nur die Ansprechpartner der Adresse angeboten. Sollte ein Ansprechpartner ausgewählt werden, bei dem jedoch keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird durch eine orange Hinterlegung des Feldes darauf aufmerksam gemacht. Sollten in diesem Fall der automatische E-Mail-Versand gestartet werden, wird die E-Mail (ADR) verwendet.
Die Felder Name (ASP), Nicht erinnern und Kommentar sind die einzigen editierbaren Felder in der Bescheinigungsübersicht.
Automatische E-Mails werden für alle Bescheinigungen versendet, für die in der Spalte Erinnerung aktiv der Haken gesetzt wurde. Dieser Haken wird automatisch gesetzt, wenn der Erinnerungsbeginn erreicht oder überschritten wurde und wenn der Haken bei Nicht erinnern NICHT aktiv gesetzt wurden. Gesetzt werden kann dieser Haken nur, wenn zuvor ein Kommentar in der entsprechenden Spalte erfasst wurde.
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