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Die Funktion Excel- / CSV-Datei importieren übernimmt Stundenbuchungen aus einer externen Datei in einem Arbeitsgang in die Stundenerfassung. Sie eignet sich insbesondere, wenn Stundenzettel, Zeiterfassungsexporte oder Lohnlisten bereits in tabellarischer Form vorliegen – etwa aus vorgelagerten Systemen, Baustellen-Erfassungslisten oder Excel-Sammelmappen der Bauleitung. Fachlich entstehen dabei dieselben Stundenbuchungen wie bei der manuellen Erfassung; sie unterliegen daher auch denselben Grundregeln.

 

▪Gruppe Optionen

Die in diesem Dialog gesetzten Parameter und Einstellungen können unter Verwendung der Optionen zusammengefasst für eine wiederkehrende Verwendung gespeichert werden.

 

▪Gruppe Datei

 

Funktion:

Das Feld innerhalb der Gruppe Datei verweist auf die einzulesende Datei. Über die Schaltflächen neben dem Feld wird eine Datei wahlweise aus dem Dateisystem von Windows oder aus dem Dokumentenarchiv ausgewählt; ist bereits eine Datei gewählt, bietet dieselbe Schaltfläche zusätzlich Bearbeiten (öffnet die Datei im zugehörigen Standardprogramm, z. B. Excel, zur Kontrolle oder Korrektur) und Neu einlesen (liest die Datei erneut ein, ohne den Pfad zu ändern – etwa nachdem sie zwischenzeitlich bearbeitet und gespeichert wurde). Jede Änderung des Dateipfads verwirft eine bereits aufgebaute Vorschau und ermittelt die verfügbaren Quellspalten neu.

 

 

▪Gruppe Parameter

Die genannte Gruppe enthält verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, die den Import der gewünschten Daten beeinflussen:

 

▪Datei enthält eine Überschrift

 

Funktion:

Dieses Kontrollkästchen gibt an, ob die erste Zeile der Datei Spaltenüberschriften statt Daten enthält. Ist es aktiviert, beginnt die eigentliche Datenauswertung erst ab der zweiten Zeile, und die Überschriftstexte stehen als Auswahl für die Feldzuweisung zur Verfügung. Ist es deaktiviert, wird bereits die erste Zeile als Datenzeile gewertet, und die Spalten werden nur mit neutralen Bezeichnungen angezeigt (Spalte A, Spalte B, … entsprechend der Excel-Spaltenbezeichnung).

 

▪Übernahme in KL-Faktura

 

Funktion:

Das Auswahlfeld entspricht dem gleichnamigen Feld der manuellen Erfassung, wird hier jedoch als einzige, für den gesamten Import geltende Voreinstellung angeboten: Ist das Häkchen gesetzt, erhalten grundsätzlich alle importierten Zeilen dieses Kennzeichen. Fehlt einer Zeile dabei ein zugehöriger Artikel, nimmt Pro-Bau/S® AddOne das Häkchen für diese Zeile automatisch und ohne Fehlermeldung wieder zurück, da die Übernahme in die Klein- und Lieferscheinfaktura zwingend einen Artikel voraussetzt.

 

Auswirkung auf den Prozess:
Gilt pauschal für alle Zeilen des Imports; eine zeilenweise Auswahl ist nicht vorgesehen.

 

▪Fehler

 

Funktion:

Die in der Vorschau geladenen Daten werden bereits dort einer Überprüfung unterzogen; Datensätze mit Fehlern werden entsprechend gekennzeichnet. Das hier beschriebene Feld zeigt an dieser Stelle die Summe der gefundenen Fehler an. Dateien mit fehlerhaften Datensätze können nicht in die Stundenerfassung übernommen werden.

 

▪Encoding

 

Funktion:

Encoding bestimmt die Zeichenkodierung, mit der eine CSV-Datei gelesen wird: Westeuropäisch/Windows-1252 (Standardeinstellung, „Ansi“), Unicode (UTF-8), Westeuropäisch (ISO-8859-1), Unicode (UTF-16) oder MS-DOS (CP850). Eine falsche Auswahl macht sich vor allem bei Umlauten und Sonderzeichen bemerkbar, die dann fehlerhaft dargestellt werden; in diesem Fall hilft ein Wechsel des Encodings vor dem erneuten Einlesen.

 

▪Feldtrenner

 

Funktion:

Das Auswahl Feldtrenner bestimmt bei der Verwendung von CSV-Dateien, welches Zeichen die Spalten einer Zeile voneinander trennt: Semikolon, Tabulator oder Komma. Bei Excel-Dateien hat die Einstellung keine Wirkung, da die Spalten dort bereits durch die Tabellenstruktur vorgegeben sind.

 

▪Kultur

 

Funktion:

Die Einstellung im Feld Kultur legt fest, nach welchen landesspezifischen Regeln Zahlen- und Datumswerte einer CSV-Datei interpretiert werden (Dezimaltrennzeichen, Datumsreihenfolge usw.), z. B. de-DE für das deutsche Format; zur Auswahl stehen daneben u. a. de-AT, de-CH, en-US, en-GB, fr-FR, it-IT, nl-NL, pl-PL und cs-CZ. Beim Datum erkennt Pro-Bau/S® AddOne zusätzlich zahlreiche gängige Formate automatisch (z. B. TT.MM.JJJJ, JJJJ-MM-TT, mit und ohne Uhrzeit) und akzeptiert notfalls auch eine Excel-Datums-Seriennummer. Bei Excel-Dateien ist das Feld gesperrt, weil dort bereits typisierte Werte vorliegen und stattdessen automatisch die Regionseinstellung des Programms verwendet wird.

 

▪Reiter 1. Feldzuweisungen

Im unteren Bereich des Dialogs ordnet die Tabelle Feldzuweisungen jeder gewünschten Zielspalte der Stundenbuchung eine Quellspalte der gewählten Datei zu. Folgende Zielspalten stehen zur Verfügung:

 

•Datum

•Buchungskürzel

•Lohnart

•Kostenstelle

•Personalnummer

•Stunden

•Betrag

•Artikelnummer

•Bauarbeitsschlüssel

•Arbeitspaket

•Information 1

•Information 2

 

Auswahlfelder in der Quellspalte unterstützen Sie bei der Zuordnung der Spalten in der Quelldatei zu den Zielspalten innerhalb der Stundenerfassung. Pflicht ist ausschließlich die Zuordnung der Zielspalte Datum; ohne diese Zuordnung ist keine Vorschau möglich.

 

▪Reiter 2. Vorschau

Die Schaltfläche Vorschau anzeigen liest die gewählte Datei vollständig ein, wertet jede Zeile anhand der Feldzuweisungen aus, prüft jede Zelle gegen Format, Wertebereich und Stammdaten und baut daraus im Reiter 2. Vorschau eine Übersicht über die zu übernehmenden Datensätze auf. Werden dabei bereits Fehler in den Feldzuweisungen selbst gefunden (z. B. eine nicht vorhandene Quellspalte oder eine nicht zugeordnete Datumsspalte), bricht der Aufbau der Vorschau ab und die entsprechenden Meldungen werden direkt angezeigt, ohne dass Zeilen aufgebaut werden.

 

Die Vorschau-Tabelle zeigt für jede Datenzeile der Datei eine Zeile mit den Werten aller Zielspalten in der Fassung, die Pro-Bau/S® AddOne aus dem Rohtext ermittelt hat. Über der Tabelle zeigt das Feld Fehler die Gesamtzahl der in der Vorschau gefundenen, den Import verhindernden Validierungsfehler; eine einzelne Zeile kann dabei mehrere Fehler gleichzeitig enthalten. Erst wenn die Vorschau aufgebaut ist und keinen einzigen Fehler mehr enthält, lässt sich der Import über Ausführen tatsächlich starten.

 

Nach Abschluss des Importvorganges meldet Pro-Bau/S® AddOne Transfernummer, Anzahl der übernommenen Sätze und Anzahl der Schreibfehler und bietet an, das erzeugte Protokoll direkt anzuzeigen. Das Protokoll listet zunächst die importierte Datei und die Transfernummer, danach jede übernommene Zeile und – falls vorhanden – im Anschluss jede abgelehnte Zeile mit Zeilennummer und Ablehnungsgrund.