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Da diese Dokumentation sich auf die technischen Aspekte und die reine Konfiguration in Bezug auf das Bautagebuch und der

HF Bau App richtet, wird hier nur oberflächlich auf den kaufmännischen Teil eingegangen.

 

Für die Grundeinrichtung zunächst relevant:

•Eintrittsdatum der Mitarbeiter

•Urlaubsmodell

•Arbeitsplan mit Tagesmodell

•Kostenstellen 5000 allgemeine Verwaltung / KS 5100 Lohnnebenkosten (Feiertag, krank, Urlaub etc.)

 

Stammdaten: Zeitarten, Zeitkonten, Urlaubsmodelle, Tagesmodelle und Arbeitspläne

Vorbemerkung:

Das Hauptaugenmerk beim Parametrieren der Zeiterfassung liegt zunächst bei der Erfassung der Stammdaten. Die Pflege der Buchungsdaten, Betrachten der Auswertungen usw. ist sehr einfach. Das Parametrieren des Systems über die Stammdaten ist jedoch immer abhängig von der Komplexität der Kundenwünsche. Dies kann sich als sehr einfach oder aber relativ aufwändig darstellen. Vor der endgültigen Funktionalität der PZE müssen die Stammdaten sozusagen als Fundament definiert und im letzten Schritt den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden.

Daher ist es wichtig, zuerst mit dem Kunden über seine Vorstellungen und Anforderungen zu sprechen. Am besten lassen Sie den Kunden schriftlich fixieren, was genau seine Ziele sind bzw. wie er sich die Arbeitszeiterfassung und Auswertung in seinem Unternehmen vorstellt (Stichwort: Erfassung des Ist-Zustandes). Dadurch beschäftigt er sich bereits im Vorfeld mit seiner Aufgabenstellung. Zur Vereinfachung haben wir einen Fragenbogen entworfen, in dem der Kunde die wichtigsten Eckpunkte erfassen kann. So können Sie den Aufwand der Parametrierung einfacher abschätzen.

Zeitarten

Zeitarten sind Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter durchführen kann inklusive Tätigkeiten wie Krank oder Urlaub. Bei jeder Buchung sollte angegeben werden, welche Tätigkeit ein Mitarbeiter durchgeführt hat.

Um nicht bei jeder Buchung auch die Tätigkeit auswählen zu müssen, kann im Personalstamm eine Stammzeitart hinterlegt werden, die immer dann verwendet wird, wenn bei einer Buchung keine Zeitart angegeben wurde.

Je feiner die verschiedenen Tätigkeiten unterschieden werden, desto feiner kann auch später die Arbeit ausgewertet werden. Doch man sollte beachten, dass eine zu feine Aufgliederung der Tätigkeiten einen zu großen Aufwand der Mitarbeiter beim Erfassen nach sich zieht.

Eintragungen im Bereich Lohnarten sollten nur dann vorgenommen werden, wenn die Zeiten auch in die Stundenerfassung vom Lohn übergeben werden sollen.

 

Zeitkonto

Zeitkontenkönnen Sie sich am bildlichsten als Töpfe vorstellen, die wir mit der Erfassung von Zeiten füllen. Mit diesen kann gerechnet und dementsprechende Zuschläge etc. dargestellt werden. Diese Konten dienen in der Regel der Übergabe an das Lohnprogramm.

 

Urlaubsmodell

In Urlaubsmodellen werden die verschiedenen Urlaubsansprüche mit ihren eventuellen Steigerungen verwaltet.

 

Tagesmodell

Tagesmodelle werden Arbeitsplänen zugeordnet. Arbeitspläne werden Mitarbeitern zugeordnet. Tagesmodelle und Arbeitspläne haben ein „gültig ab“ – Datum. Auf diese Weise können ab einem bestimmten Zeitraum neue Vorgaben gelten.

 

Anlage von Arbeitsplänen und Zuordnung der Tagesmodelle

Im Arbeitsplan werden die Tagesmodelle zu Wochenmodellen zusammengefasst. Dabei können mehrere Wochen eingetragen werden, um Wechselschichten zu verwalten.

Da es bei Mehrschichtbetrieben immer wieder zu Abweichungen vom Schichtplan kommen kann, kann ergänzend zur Angabe der Wochenpläne auch eine Schichterkennung definiert werden.

Des Weiteren werden in den Arbeitsplänen die Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge festgelegt sowie Zuschläge, die weder von Tagesmodellen noch von Uhrzeiten abhängig sind.