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Im Fall von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Nichtverfügbarkeit können die für Eingangsrechnungen und die Rechnungsprüfung verantwortlichen Prüfer automatisch durch zuvor festgelegte Vertreter ersetzt werden. Hierzu müssen die entsprechenden Abwesenheitszeiten sowie die zugehörige Vertretung im dafür vorgesehenen Editor Abwesenheiten hinterlegt werden.

 

Wird die Option Vertretungslogik aktivieren in den Einstellungen des Rechnungseingangsbuches aktiviert, greift das System automatisch auf die in den Abwesenheiten definierten Vertreter zurück und ersetzt die Prüfer in offenen stehenden Rechnungsprüfungen. Sobald die Abwesenheitsdauer abgelaufen ist, werden die ursprünglichen Prüfer wieder in den zu prüfenden Belegen eingetragen.

 

Eine Aktualisierung der Prüfer erfolgt in einem automatischen Lauf, der bei Einrichtung oder Bearbeitung einer Abwesenheit oder einer Vertreterregelung durchgeführt wird. Bei Bedarf kann dieser Lauf auch durch manuelle Betätigung eines zugehörigen Schalters in der Multifunktionsleiste oder mittels Aufruf durch die Windows Aufgabenplanung aufgerufen werden:

 

▪AddOne.exe Mandant="xxx" Funktion="pruefer.vertretung.aktualisieren"

 

"xxx" enthält an dieser Stelle die Nummer des betreffenden Mandanten. Ein Beispiel hierzu könnte sein:

 

▪"\\SERVER\Probau\ProBau-SQL\AddOne\AddOne.exe Mandant="001" Funktion="pruefer.vertretung.aktualisieren"

 

Die Durchführung der Prüferaktualisierung erfordert gesonderte Berechtigungen.