Der Editor Lieferantenbescheinigungen bietet eine Übersicht von Bescheinigungen der Lieferanten und Nachunternehmer, die im Editor Adressen auf dem Reiter 3. Lieferantendaten erfasst worden sind und deren Ablaufdatum in einem bestimmten Erinnerungsintervall liegen. An diese Lieferanten können automatisch generierte Erinnerungen per E-Mail versendet werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass bei einem Bescheinigungstyp ein Beginn- und ein Ende-Datum eingetragen wurde. Außerdem muss die E-Mail-Benachrichtigung für den Kreditor bzw. für den Adressstammsatz aktiviert sein und es müssen in den Einstellungen Angaben für die Erinnerungsintervalle pro Bescheinigungstyp eingestellt sein. Werden diese Voraussetzungen erfüllt, erscheint in der Liste der Lieferantenbescheinigungen ein Eintrag pro Bescheinigungstyp pro Kreditor.
Automatische E-Mails werden für alle Bescheinigungen versendet, für die in der Spalte Erinnerung aktiv ein Haken gesetzt wurde. Dieser Haken wird automatisch gesetzt, wenn der Erinnerungsbeginn erreicht oder überschritten wurde und wenn der Haken bei Nicht erinnern NICHT aktiv gesetzt wurden. Gesetzt werden kann dieser Haken nur, wenn zuvor ein Kommentar in der entsprechenden Zeile erfasst wurde.
Der Empfänger der automatischen Erinnerungsmail ist im Standard die in den Adressen auf Reiter 1. Adresse unter Kontakt hinterlegte E-Mail-Adresse des Unternehmens (in diesem Feld muss eine E-Mail-Adresse eingetragen sein, sonst kann der Haken auf Tabulator 3 bei E-Mail-Benachrichtigung aktiv nicht gesetzt werden). Alternativ können ein oder mehrere Ansprechpartner ausgewählt werden, an die anstatt dessen die automatische E-Mail versendet wird. Sollten Sie die Anforderung haben, dass Ansprechpartner und eine Firmen-E-Mail-Adresse die Empfänger sind, empfiehlt es sich einen Eintrag in den Ansprechpartnern mit der Firmen-E-Mail-Adresse anzulegen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit eine weitere E-Mail-Adresse zu bestimmen, die alle automatisch versendeten E-Mails in CC bekommt.
Die E-Mails können entweder über einen Schalter direkt aus dem Editor versendet werden oder der Versand kann über den Aufruf der Anwendung AddOne.Worker über die Windows Aufgabenplanung ausgeführt werden.
Für jede Bescheinigung, die in einem Versandlauf erinnert wurde, wird automatisch ein Kontaktnachweis erstellt; der Vorgang ist somit dokumentiert.
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