Kategorien im Bereich des Dokumentenarchivs erfüllen eine zentrale organisatorische und funktionale Aufgabe. Sie schaffen eine nachvollziehbare Ordnung, indem Dokumente thematisch, fachlich oder prozessbezogen gruppiert werden. Das hierdurch entstehende logische Ablagesystem unterstützt Sie darin, Dokumente gezielt zu suchen und aufzufinden. Suchzeiten werden erheblich reduziert und der Zugriff auf relevante Unterlagen erleichtert.
Darüber hinaus dienen Kategorien auch als Basis für Zugriffsrechte an einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen. Elementberechtigungen steuern, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf – ein wichtiger Aspekt für Datenschutz und interne Richtlinien.
Kategorien können als Baumstruktur angelegt und über mehrere Ebenen hinweg gegliedert werden. Bestehende Einträge lassen sich per Drag & Drop komfortabel mit der Maus neu anordnen. Jeder Kategorieeintrag kann neben einem Namen oder einer Bezeichnung auch zusätzliche Hinweise zu Informationszwecken enthalten. Über die Schaltflächen Neu und Löschen in der Multifunktionsleiste des Dialogs können neue Kategorien erstellt oder bestehende Einträge entfernt werden.
Hauptfenster "Kategorien"